申請交換前須先確認室蘭的行事曆(学年暦)，通常是4月1日或10月1日開始，接著需決定要去多久，以便填寫以下表單

提醒與觀念

迷惑（めいわく）

迷惑（めいわく）的意思是造成別人的麻煩，在日本很忌諱造成別人的麻煩，就算是很小的事情也是 為了避免「迷惑」這個行為，「報連相」是一個在日本相當重要的概念哦！！

報連相（ほうれんそう）

ほうれん草（ほうれんそう）除了是菠菜的日文，同時也是是報告（ほうこく）、連絡（れんらく）和相談（そうだん）的縮寫

報告：隨時回報目前工作進度給老師或主管人員，以便在可能發生的問題擴大前進行處理 連絡：與同學、老師或主管人員互相分享資訊與情報，降低資訊落差避免疏漏 相談：在判斷或解決事情上有煩惱時，向同學、老師或主管人員討論，以加快事情進展速度並防止錯誤發生

不管是在日本或是在台灣，報連相都是一個相當重要的概念，必須時刻提醒自己，多加注意 一些比較重要的概念與大家分享，請繼續觀看下面的申請筆記

申請學海飛颺

教育部有學海飛颺計畫可以讓學生申請，申請成功便能得到學校及教育部的補助款，可以利用這筆錢補助交換開銷

申請表單及文件

• 個人審核表(系所初審並用印)
  • 填寫完所有表單之後檢查此表單是否已備齊所有需要的文件，並勾選必需的欄位
• 「選送學生赴國外進修」獎助學金報名表
• 「選送學生赴國外進修」獎助學金契約書
• 最近一學期在校成績單(需排名)
  • 成績單須使用7-11旁的機器或向註冊組申請，申請時間約為2個工作天，提早申請比較保險
• 教師推薦函
  • 可以上網找一些範本或是拿學長姊的推薦函給老師，請老師幫忙寫推薦函
• 語言能力證明
  • 當時繳交CSEPT也有過，不過還是繳交TOEIC或其他證明會比較好，後來繳交室蘭的申請文件使用的是TOEIC的成績單
• 自傳
• 進修研究書
• 家長同意書
• 學生赴國外進修切結書

申請文件填寫完畢後交給系上蓋章，再將文件送至國際處給承辦人員

詳細辦法請參閱國際處網頁上的學海飛颺計畫簡章

證件照

申請護照、在留證明、室蘭申請文件及赴日簽證申請文件皆須用到照片，照片有分兩種尺寸，分別是45mmX35mm的大頭照及40mmX30mm的證件照

申請護照及日本簽證需要用到45mmX35mm的大頭照，而在留證明及室蘭的文件則是使用40mmX30mm的證件照

所有使用到證件照的項目如下

項目	照片尺寸	所需張數	類別
申請護照	45mmX35mm	2	紙本
申請簽證	45mmX35mm	1	紙本
在留證明申請書	40mmX30mm	1	電子檔
室蘭申請文件	40mmX30mm	1	電子檔

護照照片規範

• 尺寸: 45mmX35mm
• 臉部大小: 頭頂到下巴的長度為34mm+-2mm

日本照片規範

• 尺寸: 40mmX30mm
• 臉部大小: 頭頂到下巴的長度為25mm+-3mm
• 頭頂留白: 最頂部到頭頂須留5mm+-3mm空白

證件照拍攝

證件照一定要重新拍攝比較保險，可以去照相館拍或者是自己在家拍。由於在家拍比較自在，而且可以拍到自己滿意為止，所以我穿著深色襯衫並使用單眼在採光良好的白牆前拍攝，效果還不錯。

證件照編輯

拍攝完成之後可以用線上版的圖片編輯軟體Photopea進行簡單的調光後製，接著依照規範及需求裁切成不同尺寸的證件照（45mmX35mm及40mmX30mm）。

要印製相片前必須將各種尺寸的證件照排進4X6照片（152mmX102mm）內，一張4X6照片最少可以放進兩種尺寸（45mmX35mm及40mmX30mm）各4張，總共8張的證件照。

證件照沖洗

排好照片後便可以帶著檔案到全家提供的「相片立可得」自助印製證件照，印製一張4X6照片僅須8元。

申請護照

填寫日本的「在留資格申請書」會需要護照號碼及護照到期日，所以在送出室蘭申請表單前須完成護照的申請

申請護照須前往外交部各地的辦事處申請，須攜帶2吋大頭照2張，並繳交1300元費用，領護照大約需要5個工作天

填寫室蘭申請表單

室蘭大學國際處會寄信到應日系或學校國際處，裡面會包含申請表單及申請導引，依照申請導引進行申請即可。 2022年的申請表單

申請時需準備下面幾項文件

• No1_Applicant_Information_Form
  • 填寫申請人基本資訊，其中須注意「卒業予定年月日」不可在「留学希望期間」的結束日期之前，在填寫時須多加注意
• No2_Application_for_Research_Exchange_Student
  • 「特別研究学生希望調書」是研究生交換要填寫的表單，此表單填寫完之後需要直接寫一封信並夾帶此檔案寄給室蘭的教授，詢問是否願意收自己為短期研究生，若教授同意會簽名並寄回此表單的PDF
  • 在寄送此表單前建議準備好所有申請文件，若對方需要查看文件是否完整可以直接傳給對方，才不會東缺西漏
• No4_Letter_of_Recommendation_from_Home_University
  • 需找一位老師撰寫英文推薦函
• No5_Application_for_certificate_of_eligibility
  • 日本的在留資格申請書，依照自身情況填寫
  • 査証申請予定地: 填寫日本在台協會「日本台湾交流協会 台北事務所」或「日本台湾交流協会 高雄事務所」
• No6_MuroranIT_scholarship_application_form
  • 奨学金申請書
• No9_Transcript_of_Academic_Record
  • 英文成績單須使用7-11旁的機器或向註冊組申請，申請時間約為3~5個工作天，提早申請比較保險（申請英文成績單費用為50元）
  • 申請英文文件需提交護照影本給註冊組
• No10_TOEIC
  • 掃描TOEIC或其他種類英文能力測驗的證書或成績單為PDF
• No11_Passport
  • 掃描護照資訊頁面為PDF
• No12_Photograph
  • 40x30mm證件照，最頂部到頭頂須留5mm+-3mm空白，頭頂到下巴的長度為25mm+-3mm，格式為JPEG
• No13_Certificate_of_Enrollment
  • 英文在學證明須使用7-11旁的機器或向註冊組申請，申請時間約為3~5個工作天，提早申請比較保險（申請英文在學證明費用為50元）
  • 申請英文文件需提交護照影本給註冊組
• No14_Publication_list
  • 若有發表學術論文可使用文章資訊建立一份清單

聯繫室蘭大學教授

準備好所有文件後即可寄信給室蘭大學的教授，教授同意的話會回傳No2表單的簽名

國際處寄送報名表單

拿到No2表單教授的簽名並準備完所有表單之後便可將所有文件交給學校國際處，並請學校國際處寫信給室蘭的國際處 需注意，後續室蘭國際處會回信給國際處，並且會cc申請人，有收到信件務必與國際處協調並自行儘速回覆，不可仰賴國際處幫忙回信，並適時向國際處及師徒導師報告進度

室蘭國際處寄送錄取通知書（E-mail）

若室蘭同意交換申請會透過Email寄送錄取通知書，上面會紀錄交換詳細資訊。另外需要簽署一份誓約書(同意遵守規則的誓約書)並寄回室蘭國際處。

室蘭國際處寄送COE及入学許可書（E-mail）

當出入國在留管理局通過COE（在留資格認定證明書）申請後，室蘭的國際處會透過E-mail寄送COE及入學許可書的電子檔

申請役男出境

尚未當兵的人需要申請緩徵後才能出國，在出國前需要到教官室辦理役男出國的兵役緩徵，當時承辦的教官不在，所以留了姓名、系所、聯絡電話等基本資訊

隔天教官打電話給我時我又剛好沒接到，所以教官直接打去系上，並將申請書及注意事項經由系姐轉達

申請出國緩徵需要填寫下面幾項文件

• 學校具有役男身份因奉派或推薦出國學生名冊
  • 項目包含科系、姓名、出生年月日、身份證字號、戶籍地詳址、奉派或推薦機關團體、出國原因、出國地點、出國時間
  • 戶籍地詳址須填寫包含鄰里的完整住址
  • 奉派或推薦機關團體填寫學校科系及學制
  • 出國原因填寫海外研修
  • 出國地點填寫交換學校的校名
  • 出國時間填寫交換日期的前後一兩週，例如交換期間為4/1～8/31則出國時間填寫3/15～9/15
  • 須經由系所蓋章
• 系上證明書
• 役男出境切結書
• 護照影本
• 交換學校入學許可書

以上文件（出國學生名冊、系上證明書及役男出境切結書）的出國時間皆需相同，須特別留意

室蘭國際處寄送COE及入学許可書（紙本）

COE及入学許可書會透過EMS（International Express Mail Service，國際快捷業務）寄送到當初填寫的地址，這兩份文件會在申請日本簽證時會用到

當時室蘭在2022/03/14 16:30從東室蘭郵便局寄送，信件經由苫小牧、道央及東京送往台灣，在2022/03/17 18:30抵達台南老家

室蘭國際處寄送受付濟證（E-mail）

由於Covid-19疫情關係，日本政府要求不管是否首次入境日本皆須持「受付濟證」才能辦理簽證，受付濟證會由室蘭的人員向日本厚生勞動省申請，並寄送電子檔給申請人

申請簽證

取得COE及受付濟證後即可向日本台灣交流協會申請簽證，我這次剛好遇到疫情後第一次開放簽證申請，海量的申請讓日本台灣交流協會忙到一個爆炸，所以規定必須先預約才可以前往申請。

預約

預約是透過E-mail寄送的，當時依照協會所需的資料填寫後寄給協會，包括中英文姓名、護照資訊、聯絡資訊、受付濟證資訊及希望申請時間。寄送信件後只經過20分鐘就收到了交流協會的回信，告知預約時間，在指定時間至交流協會申請簽證即可。

所需文件

• 赴日簽證申請表
• 45mmX35mm大頭照一張
• 護照（正本）
• 護照（影本）
• 在留資格認定證明書（正本）
• 在留資格認定證明書（影本）
• 身份證（正本）
• 身份證（影本）
• 受付濟證（影本）

前往申請

由於我的戶籍地在台南，屬於高雄事務所的管轄範圍，因此前往高雄事務所進行辦理。

到達協會的樓下時，一樓警衛提示辦理簽證須前往10樓，到達10樓之後門口的警衛會在護照上貼上空白標籤，需要在標籤上寫上自己的名子，另外還會給一張「赴日簽證受理票」，等簽證申請完成時需要拿這張去領取簽證。

進入協會之後等待至預定時間即可前往櫃台辦理，繳交預先準備好的文件即可，護照及在留資格認定證明書會被收走，等到簽證製作完成後會一併退還。

若資料有準備齊全的話整體簽證申請時間應該不會超過15分鐘，就只是遞交申請文件而已。我是禮拜二下午去辦理的，最後承辦人員告知如果過程中沒有問題也沒有打電話告知無法申請的話，禮拜五便可以前往取得簽證。

赴日簽證申請表

申請表最上方的個人資訊應該比較沒什麼問題，以下列出幾個可能比較有問題的欄位

• 國籍：我當初在猶豫要填Republic of China還是Taiwan，後來爬文的結果是出國填Taiwan比較方便，比較不會被問東問西
• 簽發地點：依照當時辦理護照的地點填寫，因為我是在臺中辦的所以填寫「臺中」
• 簽發機關：填寫「外交部」即可
• 赴日目的：填寫「留學」
• 預定在日逗留期間：申請文件時因為疫情關係原本要由室蘭統一訂機票（後來還是用自己訂的機票過去，請參閱機票預訂），所以不確定預計到達日期，所以填寫申請日的後10到15天，若已經確定的人則照預計的時間填寫即可。預計反回日則依照當時申請室蘭的期間填寫即可。
• 預定在日逗留期間：將預定在日逗留日期填寫到日期線上計算器計算即可
• 入境地點：室蘭給的受付濟證上有填寫我第一晚住的地方是成田附近，所以推斷是先到成田機場入境，之後才去北海道。當時填寫「成田國際機場」
• 船舶或航空公司名稱：因為尚未確定航班，所以找了預計到達日期當天的飛機航班，當時填寫「Japan Airlines」
• 申請人在日擬入住的酒店/旅館名稱或友人姓名及地址：若室蘭在受付濟證上有指定「滞在先施設」可以依照該欄位填寫，若無則填寫學校宿舍資訊即可
• 工作單位名稱及地址：填寫學校資訊
• 目前的職位：填寫「學生」
• 在日保證人：填寫室蘭的資訊
• 在日邀請人：填寫室蘭的資訊

領取簽證

禮拜五前往高雄事務所時，一樣前往10樓，告知事務所的警衛要領取簽證並出示「赴日簽證受理票」，警衛會給一張號碼牌，等待叫號領取護照及簽證。

領取簽證須繳交費用830元，須事先準備好剛好的金額。

機票預訂

機票最好跟室蘭國際交流室確認過後再預定，我這次是在拿到簽證前就預訂了，但是因為受付濟證等文件的延遲導致整個申請簽證時程的延遲，還有種種原因導致機票時間改了好幾次，最好等簽證拿到且跟室蘭確認可以預定機票後再預訂。

這次原本室蘭國際處發郵件來說北海道旅行社會用email聯絡並代訂機票，但是我先前已經訂了，若取消要付2000圓的費用，所以寫信去詢問可否自己訂機票，最後可能因為有打三針疫苗不用隔離，狀況相對單純，所以室蘭國際處同意讓我自己訂機票前往。

與研究室老師或學長姐聯絡

不管到新千歲機場後是自行前往或是有學長姐來載，出發前務必先與研究室的老師或學長姐聯絡，通常會分配一個學長姐作為チューター帶新生跑流程，最好跟著チューター跑流程，比較不會出岔子

款項核銷

學海飛颺必須具備以下幾項文件才能進行核銷

簽印領清冊

在出國前已經確定時間不會變更後要告知國際處承辦人員，承辦人員會給一個印領清冊，需要在上面簽名才能申請補助款款項。

回傳電子機票、機票收據及繳交紙本登機證

預訂機票後下載並掃描電子機票、電子機票收據（買受人必須填寫學校名稱），辦理登機後保留登機證，回國後蒐集齊全交給國際處承辦人員即可。

海外留學心得

除了繳交文件以外，寫心得與繳交3分鐘短片也是必須的，需在回國後兩週內將心得及影片上傳至教育部學海飛颺網站 歷年的心得和影片都可以在學海飛颺網站找到，不管是在出國前或回國後都可以瀏覽參考

時程

• 2021.03.xx - 學海飛颺申請
• 2021.06.23 - 110年度學海計畫線上行前說明會
• 2021.12.16 - 室蘭交換生募集訊息發布
• 2022.01.04 - 護照申請
• 2022.01.04 - 聯絡室蘭教授
• 2022.01.05 - 室蘭教授回信
• 2022.01.05 - 聯絡室蘭學長姊
• 2022.01.13 - 由國際處寄送報名表給室蘭
• 2022.02.01 - 取得入學許可Email
• 2022.02.14 - 取得申請簽證注意事項Email
• 2022.03.14 - 室蘭國際處寄送包含COE和入學許可書的國際信件
• 2022.03.28 - 取得受付済証
• 2022.03.28 - 寄送簽證申請預約Email
• 2022.03.29 - 申請簽證
• 2022.04.01 - 取得簽證
• 2022.04.18 - 變更機票預訂
• 2022.04.21 - 出國
• 2022.09.02 - 回國

其他申請

申請駕照日文譯本

若在台灣有汽車或機車駕照的都建議去監理站辦理駕照日文譯本，在日本可以直接使用日文譯本搭配駕照即可開車騎車上路

申請國外提款及雙幣信用卡

出國前務必去銀行或郵局開通國外提款功能，可以在日本的ATM直接從台灣的台幣或日幣帳戶直接領取現金，超級方便 若有辦法申請雙幣信用卡也推薦申請，可以在平時就自己換匯到日幣帳戶，刷卡時便會從日幣帳戶扣款，也是超級方便